Incassokosten: hoe zit dat nou precies?

De gemiddelde ondernemer heeft ongetwijfeld wel eens met incassokosten te maken. Dit kan zijn omdat een klant de rekening niet (tijdig) betaalt, maar ook omdat een eigen rekening (al dan niet onverhoopt) onbetaald is gebleven. De ervaring leert dat er veel onduidelijkheid bestaat over incassokosten. In dit artikel zal worden uitgelegd hoe het precies zit en waar u (als ondernemer) op moet letten. Dit zal aan de hand van een stappenplan gebeuren. Allereerst een korte toelichting op wat “incassokosten” nu eigenlijk zijn.

Wat zijn “incassokosten”?

Op grond van artikel 6:96 lid 2 sub c van het Burgerlijk Wetboek kan een schuldeiser vergoeding vragen voor “redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte”. Het zijn dergelijke kosten die als incassokosten worden aangeduid. In het spraakgebruik wordt ook gesproken van “aanmaningskosten” of “administratiekosten”.

Incassokosten kunnen zowel interne als externe kosten zijn. Interne kosten kunnen bijvoorbeeld de personeels- en portkosten zijn voor het aanmanen. Externe kosten zijn voorbeeld de kosten die door een incassobureau in rekening worden gebracht bij de schuldeiser.

 Stap 1: Is de factuur vervallen?

Van belang is allereerst dat de factuur opeisbaar is, hetgeen betekent dat de betalingstermijn ervan moet zijn verstreken. Als de betalingstermijn nog niet is verstreken, dan is de schuldenaar niet in verzuim en is er géén grondslag om incassokosten te kunnen rekenen. Indien er géén betalingstermijn is overeengekomen, dan bepaalt de wet in artikel 6:119a lid 2 sub a BW dat de betalingstermijn 30 dagen bedraagt.

Stap 2: Wie is de schuldenaar?

Indien vaststaat dat de betalingstermijn is verstreken zonder dat de schuldenaar de factuur heeft voldaan, dan komen we aan bij de tweede stap; wie is de schuldenaar? Daarbij dient onderscheid gemaakt te worden tussen (i) een natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf (oftewel een consument) en (i) overige personen. Onderstaand een nadere toelichting.

Natuurlijk persoon die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf

De aanduiding is een hele mond vol, maar in feite wordt ermee bedoeld een “consument” c.q. iemand die niet handelt vanuit enig zakelijk motief (B2C). Staat vast dat de schuldenaar een consument is? Dan moet u goed gaan opletten. De wetgever heeft namelijk diverse (strenge) regels geïntroduceerd om consumenten te beschermen. Twee van deze regels zijn hier van belang.

De eerste regel is te vinden in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. Op grond van dit artikel dient een schuldeiser de consument-schuldenaar een zogenaamde “14 dagen brief” te sturen alvorens incassokosten in rekening gebracht mogen worden. In deze 14 dagen brief dient de consument aangemaand te worden, waarbij een (laatste) termijn van 14 dagen dient te worden gegeven om te betalen. Let op: de 14 dagen termijn gaat pas lopen op de eerstvolgende dag nadat de consument-schuldenaar kennis neemt van de aanmaning. De aanmaning dient voorts te vermelden dat de consument incassokosten verschuldigd wordt indien betaling uitblijft en hoe hoog deze incassokosten zijn. Pas als de consument-schuldenaar geen gehoor geeft aan deze 14 dagen brief, mogen incassokosten in rekening worden gebracht!

De tweede regel is te vinden in artikel 6:96 lid 5 van het Burgerlijk Wetboek. Dit artikellid verwijst naar het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, waarin de hoogte van de in rekening te brengen incassokosten is geregeld door middel van een staffel. Van deze staffel mag niet ten nadele van de consument-schuldenaar worden afgeweken! De (maximaal) in rekening te brengen incassokosten ingeval de schuldenaar een consument is, volgt dus uit voornoemd besluit en de daarin vermelde staffel.

Overige personen

Met overige personen wordt gedoeld op alle natuurlijke- en rechtspersonen die handelden vanuit een handelsbelang. Onder deze categorie vallen dus alle vorderingen voortvloeiende uit een B2B verhouding.

Waar bij de consument schuldenaar heel strikt is omschreven hoe en welke incassokosten in rekening mogen worden gebracht, is dat voor deze categorie niet het geval. Zo hoeven “overige personen” niet aangemaand te worden door middel van de hiervoor genoemde “14 dagen brief”. Evenmin is de hoogte van de in rekening te brengen incassokosten dwingendrechtelijk geregeld.

Stap 3: de hoogte van de incassokosten

Nadat is vastgesteld of de wederpartij als consument kwalificeert, kan worden berekend hoe hoog de incassokosten zijn. Dit levert doorgaans weinig problemen op.

Is de wederpartij een consument? Dan dienen de maximaal in rekening te brengen incassokosten berekend te worden conform de hierboven aangehaalde staffel. Er zijn online diverse rekentools beschikbaar die op basis van deze staffel werken.[1] Of de schuldeiser de incassokosten die worden gevorderd daadwerkelijk heeft gemaakt, is hierbij irrelevant.

Is de wederpartij een “overig persoon”? Dan zijn er simpel gezegd twee opties. De eerste optie houdt in dat er in de algemene voorwaarden van de schuldeiser een regeling is opgenomen omtrent de hoogte van de incassokosten. Ervan uitgaande dat de algemene voorwaarden van toepassing zijn, kan de schuldeiser deze uit haar algemene voorwaarden voortvloeiende incassokosten vorderen. Doorgaans zijn deze hoger dan de incassokosten op grond van de staffel. Indien de incassokosten onredelijk hoog zijn, dan kan de rechter deze op verzoek van de schuldenaar matigen. Matiging kan echter niet tot een bedrag dat lager is dan het bedrag dat de schuldenaar op grond van de staffel verschuldigd zou zijn geweest. [2] Is er geen van de staffel afwijkende regeling omtrent de hoogte van de incassokosten overeengekomen, dan dienen de incassokosten berekend te worden overeenkomstig de staffel.

Stap 4: de aanmaning

Indien en zodra duidelijk is dat de factuur is vervallen, wie de schuldenaar is en hoe hoog de incassokosten zijn, kan worden bepaald op welke wijze aangemaand dient te worden. Is de schuldenaar een “consument”, dan moet dat door middel van een “14 dagen brief”. Is de schuldenaar een “overig persoon”, dan is de aanmaning niet aan vormvoorschriften gebonden.

Voor het kunnen vorderen van buitengerechtelijke incassokosten is het wel nodig dat er incassohandelingen zijn verricht. Er dienen immers wel kosten gemaakt te zijn, ter delging waarvan de incassokosten strekken. In de jurisprudentie is uitgemaakt dat het versturen van één incassobrief voldoende is voor de verschuldigdheid van incassokosten.[3]

Er geldt één uitzondering op het voorgaande, te weten voor het geval dat de schuldenaar als “overig persoon” kwalificeert. Op grond van artikel 6:96 lid 4 BW kan de schuldeiser in dergelijk geval hoe dan ook een bedrag van € 40,- aan incassokosten in rekening brengen, ongeacht of er is aangemaand. Voldoende is dat de factuur is vervallen.

Conclusie:

De regeling omtrent incassokosten is ingewikkelder dan men vooraf vaak denkt. Het is dan ook niet verwonderlijk dat er over dit onderwerp veel wordt geprocedeerd. Het hoeft echter helemaal niet moeilijk te zijn. Als u bovengenoemd stappenplan volgt, dan kan het bijna niet mis gaan. Er kunnen zich natuurlijk altijd gevallen voordoen waarin u er zelf niet uitkomt. In dergelijk geval is het raadzaam om juridisch advies in te winnen.

Heeft u vragen naar aanleiding van dit artikel, neem dan gerust vrijblijvend contact op met mr. R.A. (Ralf) Stoks (0495 – 536 138 of rstoks@abenslag.nl)

[1] Kijk bijvoorbeeld op http://www.incassokostenberekenen.nl/

[2] Zie HR 10 juli 2015, ECLI:NL:HR:2015:1868.

[3] Zie bijvoorbeeld HR 13 juni 2014, ECLI:NL:HR:2014:1405 (Fa-Med/X).